Рабочий процесс в командировке

Командировка уже не повод не быть на связи. Современные технологии, гаджеты и приложения позволяют оставаться в доступе за тысячи километров от офиса и решать рабочие вопросы.

Ничего лишнего

Сегодня можно смело совершать бизнес-поездки налегке, ведь набор устройств, без которых в наши дни не обойтись в командировке, должен быть компактным и универсальным. В стандартный высокотехнологичный «багаж», по мнению Андрея Гурчева, руководителя розничного направления по России и СНГ компании Plantronics, входит ноутбук с емкой батареей и адаптером питания, мощный смартфон и powerbank. Также желательна bluetooth-гарнитура, поскольку она позволяет отвечать на звонки «на ходу» одним нажатием на кнопку.

«Сейчас ведущие производители оснащают свои продукты соответственно условиям использования, — напоминает эксперт. — К примеру, хорошие bluetooth-гарнитуры обязательно имеют «на борту» шумо- и ветроподавление, поэтому качество беседы не пострадает, а собеседник не будет постоянно переспрашивать и раздражаться».

При выборе этого гаджета Гурчев рекомендует обращать внимание на те модели, где есть возможность подключения к двум источникам звука. Но ключевой момент все же — хороший микрофон, который позволяет без помех общаться даже в самых шумных местах. Поверьте, с таким «боекомплектом» ваше отсутствие на рабочем месте точно не будет ощущаться.

Найти общий язык

Смартфон или личный ассистент? Кажется, в неравной борьбе человека и «умной» техники все чаще побеждает первый.

«Поскольку мне необходимо быть постоянно включенным в бизнес-процесс, независимо от моего местоположения и качества интернета или его доступности, я никогда не расстаюсь со смартфоном, он мой главный помощник , — признается Александру Бадулеску, региональный вице-президент Western Union в странах Восточной Европы и СНГ, Пакистане и Афганистане. — С его помощью я получаю своевременную информацию о рынке и могу оперативно ответить на любые вопросы коллег и бизнес-партнеров».

Быстрая реакция на запрос или проблему и скорое принятие решения — это не только требование времени, ведь в бизнесе зачастую «промедление смерти подобно», но и своего рода знак качества успешного управленца. Кто знает, сколько сделок могло бы сорваться из-за равнодушного «Абонент вне зоны действия сети»? По крайней мере, топ-менеджер Western Union, привыкший не затягивать с ответом — а для этого тоже важно быть в постоянном доступе, — ждет подобного подхода и от своих партнеров.

В «мобильном» шорт-листе у Александру Бадулеску digital-решения, связанные с корпоративным бизнесом Western Union, начиная от простейших трекеров расходов и заканчивая приложениями, связанными с управлением сотрудниками или с финансами.

«Кроме того, я пользуюсь картами, приложениями о погоде и спортивными трекерами, чтобы всегда брать в командировку подходящую одежду и вещи для занятий спортом, который является частью моего распорядка дня», — говорит собеседник.

Еще один важный атрибут бизнес-туриста, по мнению Александру Бадулеску, — электронные словари. В частности, румынско-русский «разговорник» неизменно пригождается ему в деловых поездках, помогая совершенствовать русский в общении с партнерами по бизнесу и с новыми людьми.

Дистанционное управление

В командировке точно не обойтись без ПО и различных интернет-сервисов, убежден Андрей Гурчев. Сегодня многие компании имеют специализированный софт для рабочих задач, файлообменники и облачные хранилища также стали неотъемлемой частью рабочего процесса. Так что забытая дома флешка с документами или записная книжка с контактами, еще лет пять назад способные существенно ограничить работоспособность топ-менеджера в деловой поездке, плавно переходят в разряд атавизмов.

Впрочем, как и необходимость в реальном офисе на «удаленке».

«Место перестало быть определяющим фактором при принятии решения о том, где ты обязан находиться, чтобы работать, потому что технологии виртуального офиса ликвидировали подобные издержки», — говорит эксперт Plantronics.

Теперь можно хоть каждое утро начинать с планерки или совещания. Причем это отнюдь не обязательно делать в статичном пространстве отеля — такси в аэропорт или беговая дорожка в парке столь же подходящие локации для видеоконференции. При этом за одну сессию можно подключить сразу несколько филиалов или отделов компании. Получается полноценное дистанционное управление. Так что было бы желание работать, а возможности уже есть.

Лайфхаки от Google

1. Программы для сканирования дают возможность оцифровывать изображения и документы, которыми необходимо оперативно поделиться. Например, если вам требуется срочно отправить скан договора подрядчику, воспользуйтесь приложением Tiny Scanner. Сервис умеет корректировать отснятые изображения, а также конвертировать документы в PDF. Он превратит ваш смартфон в портативный сканер, и вы сможете делиться документами по электронной почте, через облачные сервисы или через wi-fi.
2. Если ваша работа связана с анализом большого объема данных, воспользуйтесь приложением SimpleMind. Это отличный инструмент для визуализации идей после большой международной конференции. В приложении легко и просто создать «карту мышления» и упорядочить необходимую информацию. В сервисе можно создавать древовидные диаграммы и структурировать любой материал.
3. Английский — общепризнанный язык международной коммуникации. Но даже высокий уровень владения не всегда гарантирует, что при работе со сложными документами, где содержится обилие терминов, не возникнут «трудности перевода». В этом случае обратитесь за помощью к простому и удобному онлайн-словарю Multitran. Ну а онлайн-сообщество переводчиков подскажет значение сложного выражения или редкого слова.